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eRechnung und eBilling
Sie sind Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr? Dann ist die eRechnung ein wesentliches Service für Sie! Oder interessieren Sie sich für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Geschäftspartnern: eBilling ist die richtige Wahl für Sie!
Alles, was Sie zu den Themen eRechnung und eBilling benötigen, finden Sie in diesem Bereich und natürlich auch im direkten Gespräch mit uns.
Alles zur eRechnung an den Bund
Als Vertragspartner des Bundes sind Sie im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen.
Sollten Sie Lieferant der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) sein bzw. werden wollen, trifft diese Pflicht zu, wenn Bundesdienststellen an der Beschaffungsabwicklung beteiligt sind. Es entfällt dafür die periodische (monatliche/quartalsweise) Berichtspflicht gemäß Beschaffungscontrolling-Verordnung. Papier-, E-Mail-, PDF- oder Faxrechnungen werden vom österreichischen Bund schon seit 1.1.2014 nicht mehr akzeptiert.
Varianten der eRechnung an den Bund
Für die Einbringung der eRechnung gibt es 3 Möglichkeiten
Direkte Webserver-Anbindung
Für Unternehmen mit entsprechend hohem Rechnungsvolumen und bereits bestehender EDI-Infrastruktur im B2B-Umfeld ist eine vollautomatisierte eRechnungs-Übermittlung die einzig sinnvolle Variante.
Formular-Variante
Auch kleinere Lieferanten können über die Formular-Variante konforme Rechnungen an die öffentliche Hand einbringen.
Im Fokus: Automatisierte eRechnung
GS1 Austria bietet für die eRechnung an den Bund eine rasche und unkomplizierte Lösung für bestehende EDI-Anwender sowie für jene, die es noch werden wollen. Wir unterstützen Sie mit dieser Expertise nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei inhaltlichen Fragen zur Rechnungsstellung. Über Ihren gewohnten eXite®-Onlinezugang können Sie nachvollziehen, ob die Nachricht an Bund oder BBG zugestellt wurde.
Sollten Sie Interesse an einer Umsetzung der eRechnung an den Bund über GS1 Austria/EDITEL Austria haben, steht Ihnen GS1 Austria jederzeit gerne zur Verfügung.
eBilling zwischen Geschäftspartnern
Die elektronische Rechnungslegung ist im österreichischen Konsumgüterbereich schon lange Realität. Unzählige Rechnungen werden bereits elektronisch über das eXite®-Netzwerk ausgetauscht.
Rechtliche Anforderungen für eBilling
Wann liegt eine zum Vorsteuerabzug berechtigende elektronische Rechnung vor?
Echtheit
Die Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers muss gesichert sein.
Unversehrtheit
Erforderliche Inhalte der Rechnung dürfen nicht verändert werden.
Lesbarkeit
Sie muss lesbar, inhaltlich erfassbar und verständlich sein (vgl. § 11 Abs. 1 und Abs. 1a UStG 1994 idF AbgÄG 2012, BGBl. I Nr. 112/2012).
Zustimmung
Der Leistungsempfänger hat der elektronischen Rechnung zugestimmt.
Geltende eBilling Verfahren
Es gibt drei Verfahren, in denen laut §1 der eRechnung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012 die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts vollständig gewährleistet sind. Unabhängig vom eingesetzten Verfahren müssen die Archivierung der Rechnungsdaten sowie die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung über die gesamte Aufbewahrungszeit sichergestellt werden.
EDI-Verfahren ohne Papiersammelrechnung
Eine elektronische Rechnung kann uneingeschränkt durch elektronischen Datenaustausch (EDI) übertragen werden. Da der Empfänger dieser Variante zustimmen muss, empfiehlt GS1 Austria eine schriftliche Vereinbarung über das EDI Verfahren zwischen den Geschäftspartnern abzuschließen (zu den Mustervereinbarungen). Seitens ECR Austria gibt es eine Guideline für die Übermittlung einer INVOIC ohne Papiersammelrechnung.
Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
Ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch oder der Leistungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es wird also geprüft, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist und die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Qualität und Quantität erbracht wurde.
FinanzOnline
Rechnungen, die über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt werden. Derzeit sind nur Rechnungen an den Bund als Leistungsempfänger über dieses Verfahren möglich.
Leitfaden zur Umsetzung von eBilling mit dem Rechnungsformat INVOIC
Einigung mit dem Geschäftspartner und Festlegung des Umfangs
Ihr Geschäftspartner muss dem Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen.
Verwendung des korrekten elektronischen Rechnungsstandards
Für den österreichischen Konsumgüterhandel und die Industrie wurde ein Rechnungsstandard von GS1 Austria und ECR Austria für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente (EDI) definiert. Stellen Sie z. B. bei Ihrem Softwarepartner sicher, dass beim Rechnungsaustausch dieses Standardformat angewandt wird.
Analyse der eigenen Infrastruktur
a) Sie nutzen ein EDI-Konvertersystem? Kontaktieren Sie bitte Ihren EDI-Softwarepartner bezüglich eines Angebots für eBilling und stellen Sie dabei die Archivierung der elektronischen Daten über sieben Jahre sicher.
b) Sie nutzen den eXite® webIT client oder tradeIT? Sie benötigen keine zusätzlichen technischen Anpassungen. Die digitale Signatur der Rechnungsdaten kann durch die Software, die entsprechende Archivierung bei Bedarf durch EDITEL erfolgen.
c) Sie haben EDI bisher nicht genutzt? Kontaktieren Sie bitte unser GS1 EDI Team – wir unterstützen Sie, damit Sie eBilling bald erfolgreich in Ihrem Unternehmen nutzen können.
Erstellen einer Verfahrensdokumentation
Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger benötigen eine Verfahrensdokumentation. Diese Dokumentation ist bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung auf Verlangen vorzulegen.
Test und Start
Nach erfolgreichem Schnittstellen-Test, kann Ihr eBilling in den Echtbetrieb gehen!
Haben Sie Fragen zur eRechnung oder eBilling?
Sie haben Fragen oder benötigen Hilfe zu den GS1 EDI? Wir freuen uns, Ihnen persönlich weiterhelfen zu dürfen.
