Nach der erfolgreichen Umstellung auf Elektronischen Datenaustausch (EDI) gibt es erfahrungsgemäß kaum ein Unternehmen, das das Rad der Zeit noch einmal zurückdrehen möchte. Doch davor sind oft wichtige Fragen zu klären. Denn alles, was neu ist, ist immer mit einem gewissen Grad an Unsicherheit behaftet. Was kommt alles auf mich zu? Und bin ich überhaupt für EDI gerüstet? Keine Sorge: Eine sorgfältige Vorbereitung ist oft schon die halbe Miete.
Die ersten Überlegungen
Auch wenn ein guter EDI-Dienstleister sich um fast alle notwendigen Vorbereitungen kümmert, sollte man sich als künftiger EDI-Nutzer zumindest im Klaren darüber sein, was der vorrangige Grund für die Umstellung auf EDI ist. Ist es die Eigeninitiative, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, handelt es sich um die Aufforderung von Geschäftspartnern oder ist es aus Effizienzgründen, um etwa Beziehungen zu Geschäftspartnern zu verbessern, manuelle Tätigkeiten und Fehler zu vermeiden oder Kosten zu sparen? Es sollte abgeklärt werden, wie hoch das monatliche Belegvolumen ist und ob bzw. wie viele der Geschäftspartner bereits EDI nutzen. EDI ist schließlich niemals eine einseitige Angelegenheit. Wenn ein Geschäftspartner dazu aufgefordert hat, sollte um die Spezifikationen gebeten werden.
Das sollte vorab vom EDI-Dienstleister geklärt werden
Diese Punkte zählen zu den typischen Belangen, um die sich der zuständige EDI-Dienstleister im Vorfeld kümmern sollte:
- Mit welchen Geschäftspartnern soll ein Datenaustausch betrieben werden?
- Welche Belege (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen …) sollen ausgetauscht werden und wird sich daran in naher Zukunft etwas ändern?
- Ist der Kunde GS1 Teilnehmer? Nur dann ist die Nutzung der GS1 EANCOM® Nachrichtenstandards möglich.
- Sind auch Belegarten wie zum Beispiel Pro-forma-Rechnungen, Stornorechnungen oder Belastungsanzeigen (Kürzung des Rechnungsbetrages seitens des Schuldners aufgrund von Mängeln) gewünscht?
- Ist bereits EDI-Know-how im Unternehmen vorhanden?
- Wären auch einfache Web-Portal-Lösungen denkbar oder werden aufgrund des hohen Belegaufkommens integrierte Lösungen bevorzugt?
- Welche Abteilungen sind beim Kunden involviert?
- Gibt es organisatorische oder technische Hürden für EDI?
Die technischen Voraussetzungen für EDI
Für einen reibungslosen EDI-Betrieb sind im Vorfeld auch die notwendigen technischen Voraussetzungen zur überprüfen. Es empfiehlt sich, den EDI-Dienstleister von Anfang an einzubinden. Dazu zählen etwa:
- Ein ERP-System (Warenwirtschaftsprogramm)
- Geeignete Schnittstellen
- Vollständige Stammdaten (Adressdaten, kundenspezifische Preise, GTIN/EAN Nummer zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Artikel, GLN zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Geschäftspartner …)
Der organisatorische und technische Ablauf
- Analyse der Schnittstelle bzw. Schnittstellenvorgabe des Geschäftspartners
- Erstellung/Programmierung der Konvertierungsschnittstellen
- Einrichtung des laufenden Betriebs
- Vorbereitung für den Echtbetrieb mit EDI-Partnern
Und letztendlich die Testphase
Perfektion ist bei EDI enorm wichtig! Daher läuft die Testphase üblicherweise für eine gewisse Zeit parallel, das bedeutet, die Rechnungen werden wie bisher in Papierform bzw. als PDF ausgetauscht. Zusätzlich laufen die Daten auch über das EDI-System. Funktioniert alles einwandfrei, werden Papierbelege weggelassen und EDI-Rechnungen gelten auch steuerrechtlich als anerkannte Rechnung. Schlussendlich ist man dann auch formal in die weltweit immer größer werdende „Community der EDI-Nutzer“ aufgenommen.
